Die E-Rechnung kommt: Sind Sie bereit?

27. April 2024

Ab 2025 ist es soweit: Die Einführung von elektronischen Rechnungen (sog. E-Rechnung) wird für Unternehmen obligatorisch. Diese Maßnahme wird nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Transaktionen abwickeln, verändern, sondern auch einen großen Einfluss auf die Effizienz und Nachhaltigkeit der Geschäftsprozesse haben. Jeder Unternehmer sollte sich frühzeitig mit den Neuregelungen auseinandersetzen und noch 2024 notwendige Anpassungen in seinen Prozessen prüfen.

Warum E-Rechnungen?

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist Teil eines globalen Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Der Einsatz elektronischer Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen. Zu diesen Vorteilen gehören:

  • Effizienz: E-Rechnungen beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich, da sie automatisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden können. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verringert Fehler und beschleunigt den Zahlungsfluss zwischen Unternehmen.

  • Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druckkosten und manuelle Verarbeitungskosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem entfallen Kosten für den Versand und die Lagerung von Papierrechnungen.

  • Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch e-Rechnungen trägt zum Umweltschutz bei, indem Ressourcen gespart und CO2-Emissionen verringert werden.

  • Automatisierung: E-Rechnungen lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, was zu einer automatisierten und effizienten Verarbeitung von Rechnungsdaten führt.

  • Compliance: Elektronische Rechnungen können leichter archiviert und verwaltet werden, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steuerlicher Anforderungen erleichtert.

Die Einführung einer gesetzlichen Verpflichtung

Die Regelung zur Einführung von E-Rechnungen ab 2025 basiert auf EU-Recht und folgt den grundlegenden Richtlinien und Vorschriften, die von der Europäischen Union festgelegt wurden.

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, den digitalen EMPFANG, die Lesbarkeit und die Archivierung von elektronischen Rechnungen vollständig zu gewährleisten. Hierfür genügt grundsätzlich eine E Mail-Adresse. Allerdings erfordert die gesetzliche Anforderung eine (frühzeitige) Anpassung der Prozesse im Unternehmen.

Für den VERSAND von E Rechnungen gibt es Übergangsregelungen bis zum Jahr 2027. Allerdings wird die Abrechnung mittels einer nicht dem E-Rechnungsformat entsprechenden Rechnung, zum Beispiel einer Papierechnung, bereits ab 2025 von der Zustimmung des Empfängers abhängig gemacht. Faktisch bedeutet dies, dass sich auch für den Rechnungsaussteller bereits ab 2025 eine Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung ergeben kann, wenn der Empfänger diese Zustimmung nicht erteilt. Auch im internationalen Geschäftsverkehr werden zunehmend E-Rechnungen verlangt bzw. erteilt.

Auch Kleinunternehmer, Landwirte und Vermieter sind betroffen!

Beachten Sie bitte, dass die E-Rechnungsstellungpflicht auch gilt, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. als Vermieter) ausführt. Im Ergebnis ist damit z. B. der Vermieter einer Wohnung ab 2025 verpflichtet, eine E-Rechnung (beispielsweise von einem Versorgungsunternehmen) annehmen zu können. Ihm obliegt damit die Verpflichtung, die Rechnung, d. h. den Datensatz, revisionssicher über die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern und im Rahmen einer Prüfung der Finanzverwaltung wieder (maschinen-)lesbar zur Verfügung stellen zu können.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

E-Rechnungen müssen

  • in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden,
  • die elektronische Verarbeitung ermöglichen,
  • den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und elektronisch aufbewahrt werden.

Das notwendige Format für E-Rechnungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Rechnungen maschinenlesbar sind, das Zusammenspiel verschiedener Systeme ermöglichen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Wichtig: Eine PDF-, Excel- oder Word-Datei ist keine E-Rechnung! Solche Dateien stellen allein kein strukturiertes Format dar. Sie können nur ergänzender, visueller Bestandteil eines anderen Formates sein.

Eine vollständig strukturierte E-Rechnung enthält alle Informationen in einem maschinenlesbaren Format wie XML. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Computersysteme, ohne dass ein zusätzlicher menschenlesbarer Dateiteil benötigt wird.

Im Gegensatz dazu besteht ein hybrides Format aus zwei Teilen: einem strukturierten Datenteil (z.B. XML-Datei) für die automatisierte Verarbeitung und einem menschenlesbaren Dateiteil (z.B. PDF-Dokument), der für die visuelle Prüfung durch Menschen gedacht ist. Beide Teile müssen in einer Datei zusammengefasst, um sowohl die maschinelle als auch die manuelle Verarbeitung der Rechnung zu unterstützen.

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen in jedem Fall im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein, unabhängig davon, ob die Rechnung vollständig strukturiert oder in einem hybriden Format vorliegt.

Bekannte und für E-Rechnungen anwendbare Formate sind die XRechnung oder die Rechnung im ZUGFeRD-Format).

XML (Extensible Markup Language): XML ist das gängige Format für E-Rechnungen, das von den meisten EU-Richtlinien und internationalen Standards unterstützt wird. XML ist eine Auszeichnungssprache, die strukturierte Daten in einem hierarchischen Format darstellt. Eine E-Rechnung im XML-Format enthält Felder für Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Menge und Preis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie Angaben zur Umsatzsteuer.

Noch mehr Infos finden Sie in unserem Video:

Wir unterstützen Sie bei der Umstellung/Einführung der E-Rechnung!

Die bevorstehende Einführung der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen erfordert eine rechtzeitige Vorbereitung seitens der Unternehmen. Dabei kommt insbesondere der technologischen Anpassung besondere Bedeutung zu. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur und Softwarelösungen die Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung von E-Rechnungen unterstützen.

Sie nutzen eine eigene Fakturierungs-Software:

Wir empfehlen Ihnen eine zeitnahe Klärung, ob die eingesetzten Warenwirtschafts- und Rechnungsschreibungssysteme bereits diesen Anforderungen genügen oder Anpassungen notwendig sind.

Über das Online-Portal DATEV SmartTransfer lassen sich E-Rechnungen versenden. Gerne ermöglichen wir Ihnen die Anbindung an Ihr ERP- und Warenwirtschaftssystemen und Rechnungsschreibungsprogramm - ohne Eingriffe in die verwendeten Systeme oder in Ihre IT-Infrastruktur. Damit erfüllen Sie die steuerrechtlichen Vorgaben. Mit SmartTransfer ist DATEV Teil des internationalen TRAFFIQX-Netzwerks, das eine sichere Zustellung garantiert. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung, Anpassung der Prozesse und Schulung. Beginnen Sie jetzt!

Vereinbaren Sie hier einen kostenpflichtigen Beratungs- und Präsentationstermin: Link zum Kalender

Sie nutzen eine DATEV-Lösung zum Auftragswesen und/oder DATEV-Unternehmen online:

Die Lösungen der DATEV werden den Versand und Empfang, sowie die Archivierung von E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zum 01.01.2025 erfüllen. Sie haben damit eine finanzamtssichere Lösung. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung, Anpassung der Prozesse und Schulung. Beginnen Sie jetzt!

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Sie schreiben nur wenige Rechnungen und haben noch keine Lösung:

Registrieren Sie sich hier auf den E-Rechnungsplattform der DATEV.

Die DATEV E-Rechnungsplattform bietet Ihnen eine zukunftssichere Lösung zum Erstellen von elektronischen Rechnungen, eine Empfangs- und Versandmöglichkeit von E-Rechnungen ab dem Jahreswechsel 2024/25, die Erfüllung der ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben und die zukünftig verpflichtende Meldung von (Einzel-)Umsätzen an das Finanzamt. Sie eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen, die nur wenige Rechnungen ausstellen.

Wichtig bei der Umstellung: Die Mitarbeiter müssen über die neuen Prozesse und Anforderungen informiert und geschult werden.

Als Steuerberater für Unternehmen beraten wir Sie gerne und bieten Ihnen geeignete Lösungen zum Empfang und Versand von e-Rechnungen. Zudem kann die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern für e-Rechnungslösungen Unternehmen dabei unterstützen, die Umstellung effizient und kosteneffektiv zu bewältigen.

Die Einführung von E-Rechnungen ab 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Unternehmen, die frühzeitig Maßnahmen ergreifen und sich auf die Umstellung vorbereiten, werden von den vielfältigen Vorteilen profitieren, die mit diesem neuen Standard einhergehen. Unsere auf Digitalisierung spezialisierten Steuerberater unterstützen Sie gern dabei!

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