Betriebsfeier absetzen - alle Jahre wieder...!

Nachdem die meisten Weihnachtsfeiern im letzten Jahr coronabedingt ausgefallen sind, dürfte es in vielen Betrieben dieses Jahr wieder etwas geselliger werden. Damit das Finanzamt nicht unnötig mitfeiert, geben wir Ihnen in diesem Beitrag ein paar Hinweise zur steuerlichen Behandlung Ihrer Weihnachtsfeier.

Von Arps-Aubert + Partner ist Ihr Partner, wenn es um Steuer-Angelegenheiten geht. Als erfahrener Steuerberater für Unternehmen beraten wir Arbeitgeber dazu, wie Sie die alljährliche Betriebsfeier absetzen und dadurch bares Geld sparen können. Kontaktieren Sie uns telefonisch oder per E-Mail für eine ausführliche steuerliche Beratung — wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar?

Zunächst gilt zu klären, ob und unter welchen Umständen die alljährliche betriebliche Weihnachtsfeier als Betriebsfeier bzw. -veranstaltung angesehen werden kann. Mit Blick in das Gesetz wird deutlich, dass Weihnachtsfeiern dann zu den Betriebsveranstaltungen zählen, wenn der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, also Mitarbeitern des Betriebs sowie deren Begleitpersonen oder Leiharbeitnehmern besteht.

Handelt es sich bei der veranlassten Firmenfeier um eine Betriebsveranstaltung, gelten nach Gesetz folgende steuerlichen Regelungen:

Die anlässlich einer Feier vom Arbeitgeber geleisteten Zuwendungen bleiben mit dem Betrag von 110 Euro pro Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei. Diesen Freibetrag kann der Arbeitgeber jedoch ausschließlich für zwei Veranstaltungen pro Jahr in Anspruch nehmen. Ab der dritten Betriebsfeier können die geleisteten Zuwendungen nicht mehr steuerfrei beansprucht werden. Eine weitere Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern angeboten wird. Ist dies nicht der Fall, können die von den Teilnehmern in Anspruch genommenen Zuwendungen nicht abgesetzt werden.

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Ermittlung des Freibetrages

Zur Ermittlung des Freibetrages werden alle Aufwendungen der Veranstaltung einschließlich der Umsatzsteuer zusammengerechnet. Dazu zählen beispielsweise:

• Bewirtungskosten, Trinkgelder
• Fahrt- und Reisekosten,
• Eintrittsgelder
• Saalmieten
• Unterhaltung, Musik
• übliche Geschenke, die anlässlich der Feier übergeben werden

Diese Aufwendungen werden nun auf die teilnehmenden Mitarbeiter aufgeteilt. Begleitpersonen zählen nicht gesondert, sondern werden den jeweiligen Arbeitnehmern zugeordnet. Demnach dürfen die in Anspruch genommenen Zuwendungen eines Mitarbeiters sowie seiner nicht betriebszugehörigen Begleitpersonen in der Summe den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten. Bleiben eingeplante Arbeitnehmer der Veranstaltung fern, zum Beispiel aufgrund von Krankheit, sind die Kosten auf die anwesenden betrieblichen Teilnehmer aufzuteilen. Damit steigt der Aufwand je Teilnehmer, was zu einem Überschreiten des Freibetrages führen kann.

Das Folgende Beispiel veranschaulicht unter welchen Umständen Sie die alljährliche Betriebsfeier absetzen können und was geschieht, wenn der Freibetrag überschritten wird:

Im Unternehmen arbeiten 25 Arbeitnehmer und alle werden zur Weihnachts- bzw. Betriebsfeier eingeladen. Die geplanten Kosten der Veranstaltung betragen 2.750 Euro. Damit bleiben die Kosten im Rahmen des Freibetrages. Jedoch kommen drei Mitarbeiter nicht zur Feier. Die Grenze des steuerlichen Freibetrags wird nun um je 15 Euro, insgesamt um 330 Euro, überschritten. Der den Freibetrag übersteigende Betrag unterliegt demzufolge grundsätzlich der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherung.

Damit nicht der einzelne Arbeitnehmer die Besteuerung tragen muss, kann dies der Arbeitgeber pauschal übernehmen. Diese Möglichkeit gibt es für den die 110 Euro übersteigenden Betrag oder den Aufwand ab der dritten Veranstaltung. Die pauschale Lohnsteuer beträgt dabei 25%.

Wichtig: Bei der pauschalen Versteuerung bleiben die Beträge sozialversicherungsfrei, wenn die Besteuerung innerhalb des Entgeltabrechnungszeitraumes erfolgt. Dass bedeutet, dass eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nur bei Anmeldung der pauschalen Lohnsteuer bis spätestens 28.2. des Folgejahres erreicht werden kann.

Besonderheit Umsatzsteuer: Bleiben die Aufwendungen innerhalb des 110 Euro-Freibetrages, gilt die Betriebsveranstaltung als im überwiegend betrieblichen Interesse ausgeführt. Sofern der Unternehmer grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt ist, können aus den Kosten die Vorsteuern geltend gemacht werden. Wird die maximale Grenze des Freibetrags allerdings überschritten, überwiegt bei der Einordnung der Veranstaltung nicht mehr das betriebliche Interesse. Die Aufwendungen der Veranstaltungen werden dem privaten Bedarf des Arbeitnehmers zugerechnet. Für die Aufwendungen ist der Vorsteuerabzug demzufolge ausgeschlossen.

Sie sehen: Wenn es in Ihrem Betrieb Anlass zu feiern gibt, sollten Sie dies unbedingt gebührend tun. Gern kümmern wir uns um den Rest, damit Sie die Kosten für die Betriebsfeier bestmöglich absetzen können und nicht unnötige Steuern an das Finanzamt entrichten müssen.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Video: