Dienstwagen-Versteuerung: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung - Was ist steuerlich günstiger?

4. Mai 2023

Die Versteuerung von Dienstwagen ist ein relevantes Thema für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Für Inhaber eines Dienst- oder Geschäftswagens gibt es verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten, um Steuern zu sparen. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist eine davon. Im folgenden Blogartikel erfahren Sie, wann sich bei der Dienstwagen-Versteuerung ein Fahrtenbuch lohnt und was Sie dabei beachten müssen. Außerdem gehen wir auf die Fragestellung ein, wann es sinnvoll ist, die sogenannte 1-Prozent-Regelung der Fahrtenbuch-Lösung vorzuziehen.

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Bei der Art der Versteuerung ist in erster Linie die Nutzung des Firmenwagens relevant

Betriebliche Pkw werden regelmäßig auch privat genutzt, entweder durch den Unternehmer selbst oder durch den Arbeitnehmer, wenn dieser im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt bekommt.

Für vom Betrieb angeschaffte Fahrzeuge trägt das Unternehmen im Regelfall die gesamten Kosten, also zum Beispiel die Leasingraten, die Versicherung, den Kraftstoff und die Kosten für die Wartung. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, ist ein Teil der Kosten nicht abzugsfähig bzw. bei der Überlassung eines Dienstwagens vom Arbeitnehmer als Sachbezug zu versteuern.

Ob Sie bei der Dienstwagen-Versteuerung mit einem Fahrtenbuch oder der 1-Prozent-Regelung besser beraten sind, hängt von der Bewertung des privaten Nutzungsvorteils ab.

Versteuerung des Dienstwagens: Bewertung des privaten Nutzungsvorteils

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, den privaten Nutzungsvorteil des Dienstwagens zu bewerten.

Zum einen kann man den Anteil der privat veranlassten Fahrten durch ein Fahrtenbuch nachweisen und so die tatsächlichen Kosten in einen privaten und beruflichen Teil aufsplitten. Die privat veranlassten Kosten kann man dann detailliert berechnen und der Besteuerung unterziehen. Man spricht hier von der Fahrtenbuchmethode.

Zum anderen besteht die Möglichkeit, den Privatanteil pauschal zu ermitteln. Zu diesem Zweck gibt es die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Danach wird jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs besteuert. Für die sachgemäße Dienstwagen-Versteuerung ist dann kein Fahrtenbuch erforderlich.

Sie benötigen Unterstützung bei der Versteuerung Ihres Firmenwagens oder wünschen sonstige Beratung zu steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten? Treten Sie jetzt mit uns in Kontakt. Wir beraten Sie gerne persönlich. Weitere Informationen zur Dienstwagen-Besteuerung finden Sie darüber hinaus auf unserer Internetseite.

Firmenwagen versteuern: Fahrtenbuch versus 1-Prozent-Regelung

Um einschätzen zu können, was günstiger ist, ist es wichtig, die steuerliche Einordnung von Fahrtstrecken und die Grundzüge der 1-Prozent-Regelung zu kennen. Dies sollen nachfolgend herausgearbeitet werden.

Ein Pkw wird grundsätzlich entweder für berufliche oder private Zwecke genutzt. Bei den beruflich veranlassten Fahrten unterscheidet man zusätzlich zwischen klassischen Geschäftsfahrten, also zum Beispiel zu Kunden und den Fahrten zur Arbeit – zur sog. ersten Tätigkeitsstätte. Durch geschäftliche Anlässe verursachte Fahrten sind betrieblich veranlasst, die Kosten sind als Betriebsausgabe absetzbar. Für Fahrten zur Arbeit ist der Kostenabzug dagegen auf die Entfernungspauschale begrenzt. Privat veranlasste Fahrtkosten sind steuerlich nicht abzugsfähig.

Erfolgt die Privatnutzung des Firmen-Pkw durch den Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber die Kfz-Kosten zu hundert Prozent absetzen und der Arbeitnehmer hat den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung zu versteuern.

Ohne Fahrtenbuch erfolgt die Berechnung der Dienstwagen-Versteuerung pauschal mit 1 Prozent des Bruttolistenneupreises pro Monat. Dies ist ein fester Wert, der vollkommen unabhängig vom Umfang der tatsächlichen Privatnutzung greift.

Die 1-Prozent-Regelung beim Dienstwagen ist günstiger, wenn dieser überwiegend privat genutzt wird

Wird das Auto vom Arbeitnehmer überwiegend oder ausschließlich privat genutzt, ist die 1-Prozent-Regelung günstig: Die im Wege der Kostenübernahme vom Arbeitgeber getragenen Kfz-Kosten sind höher als der pauschal dafür zu versteuernde Wert. Man spricht vom sog. Dienstwagenprivileg.

Entscheidend im Hinblick auf die Dienstwagen-Versteuerung mit Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung beim Einzel- oder Personenunternehmer: Hier darf die 1-Prozent-Methode im Rahmen der eigenen Gewinnermittlung nur angewendet werden, wenn der Pkw zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.

Die 1-Prozent-Regel führt also zu einer pauschalen Schätzung des privaten Kostenanteils. Je höher die Privatnutzung eines Dienstwagens ausfällt, umso größer ist der Steuervorteil durch die Pauschalierung.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zu empfehlen, wenn der Firmenwagen selten privat genutzt wird

Ist allerdings der Anteil privater Fahrten gering – zum Beispiel bei Mitarbeitern im Außendienst – dreht sich dieser Effekt um. Die Dienstwagen-Versteuerung via Fahrtenbuch ist zu empfehlen, denn der mittels 1-Prozent-Regel anzusetzende Sachbezug ist ungünstig, da die für die Privatnutzung vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen niedriger sind als der zu versteuernde Pauschalbetrag. Der Arbeitnehmer zahlt also Steuern auf einen Vorteil, den er gar nicht hat. In diesen Fällen lohnt sich das Führen eines ordentlichen Fahrtenbuchs, um den Ansatz der tatsächlich auf die Privatfahrten entfallenden geringeren Kosten für steuerliche Zwecke durchzusetzen.

Übrigens: Elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt ohne weiteres akzeptiert, wenn diese dieselben Informationen liefern wie manuell geführte Fahrtenbücher – also Datum und Zielort jeder Fahrt sowie Kilometerstand.

Besonderheit Elektroauto: günstige Variante dank Steuersatz von 0,5 Prozent (seit 1. Januar 2019)

Ob Sie beim Versteuern des Firmenwagens die Fahrtenbuch-Methode wählen oder pauschal versteuern, ist auch in puncto Elektromobilität interessant. Generell gilt: Eine Förderung bis 2030 macht Hybridmodelle und Elektroautos als Firmenwagen besonders attraktiv. Im Hinblick auf die Steuer gelten diese Vorteile für Wagen, die zwischen dem 01.01.2019 und dem 31.12.2030 gekauft oder geleast werden. Die Steuer, die auf den geldwerten Vorteil anfällt, ist dann nur mit 50 Prozent des Listenpreises anzusetzen. Arbeitnehmer mit Dienstwagen müssen demnach lediglich 0,5 % des Bruttolistenpreises als monatlichen geldwerten Vorteil beim Finanzamt versteuern.

Liegt der Bruttolistenpreis bei 60.000 EUR oder darunter, sind lediglich 0,25 % des geldwerten Vorteils zu versteuern. Lag die Grenze des Listenpreises vorher bei 40.000 EUR, wurde diese mit dem Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz auf 60.000 EUR angehoben. Für 2019 erworbene Wagen liegt die Obergrenze nach wie vor bei 40.000 EUR. Für in der Anschaffung teurere Wagen gilt die 0,5-Prozent-Regelung.

Zusätzliche Kriterien für Hybridelektroautos zur Ansetzung des halben Listenpreises:

  • Der Kohlendioxidausstoß des Wagens darf höchstens 50 Gramm pro gefahrenem Kilometer betragen.
  • Alternativ muss eine bestimmte Mindestreichweite unter ausschließlicher Nutzung des Elektromotors gefahren werden. (Diese ist vom Überlassungszeitraum des Wagens durch den Betrieb abhängig.)

Weitere steuerliche Vorteile für dienstliche Elektroautos:

  • Aufladen des Elektro-Autos im Betrieb: Laden Sie Ihren Elektrowagen im Betrieb auf, ist dies lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Diese Steuerbefreiung ist bis zum Jahr 2030 befristet.
  • Privates Aufladen des Elektro-Autos: Müssen Sie Stromkosten für Ihren Elektrowagen selbst tragen, können diese Auslagen durch den Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Hier sind monatliche Pauschalen zu beachten.

Apropos E-Mobilität: Informationen zu den Themengebieten THG-Quote und E-Auto sowie E-Bike & Steuer finden Sie ebenfalls auf unserer Webseite.

Beispiel zur Versteuerung des Firmenwagens

Folgendes Rechenbeispiel macht deutlich, wann es sich lohnen kann, bei der Dienstwagen-Versteuerung auf die Fahrtenbuch-Methode zu verzichten:

Der Arbeitnehmer nutzt seinen Dienstwagen mit einem Listenneupreis von 48.500 EUR zu 20 % beruflich und zu 80 % privat. Die jährlichen Kfz-Kosten in Höhe von 9.600 EUR trägt allein der Arbeitgeber. Der auf die Privatfahrten entfallende Kostenanteil beträgt damit 80 %, also 7.680 EUR. Dieser geldwerte Vorteil wird nach der 1-Prozent-Methode pauschal mit monatlich 1 Prozent des Listenpreises, also 485 EUR angesetzt. Für das Jahr sind somit nur 5.820 EUR zu versteuern, obwohl der Arbeitnehmer durch die Kostenübernahme 7.680 EUR erhalten hat. Es bleiben 1.860 EUR steuerfrei.

Handelt es sich bei dem Pkw um ein E-Auto ist der Steuervorteil noch deutlich höher. In unserem Beispiel werden aufgrund der Kürzung des Listenpreises auf ein Viertel monatlich nur 121 EUR angesetzt, sodass nur 1.452 EUR pro Jahr zum Ansatz kommen. 6.228 EUR des Sachbezuges bleiben steuerfrei.

Ob sich ein Fahrtenbuch bei der Dienstwagen-Versteuerung für Sie rechnet, sollte daher vorher genau geprüft werden. Abgesehen davon, dass das Finanzamt hohe Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellt, ist die Buchführung mühevoll und zeitaufwändig.

Wichtig im Hinblick auf Dienstwagennutzung und Steuer: Die gewählte Methode muss über das gesamte Kalenderjahr beibehalten werden. Ein Wechsel vom Fahrtenbuch zur Pauschalierung oder umgekehrt ist nur pro Kalenderjahr oder im Falle eines Fahrzeugwechsels zulässig.

Weitere Infos zur steuerlichen Förderung der Energiewende finden Sie hier.

Grundregeln zur Fragestellung Fahrtenbuch oder Pauschalierung?: Das Wichtigste auf einen Blick

Bei der Frage, ob sich ein Fahrtenbuch bei der Dienstwagen-Versteuerung lohnt, gelten zusammengefasst folgende Grundregeln:

  • Das Fahrzeug wird ausschließlich oder überwiegend für Privatfahrten genutzt: Ein Fahrtenbuch lohnt sich nicht.
  • Das Fahrzeug wird ausschließlich oder überwiegend für Fahrten zur Arbeit genutzt: Ein Fahrtenbuch lohnt sich nicht. Die pauschale Berechnung ist in steuerlicher Hinsicht günstiger.
  • Das Fahrzeug wird ausschließlich oder überwiegend für Geschäftsfahrten genutzt: Ein Fahrtenbuch lohnt sich.
  • Ist eine Privatnutzung vertraglich ausgeschlossen, ist dies vom Arbeitgeber zu überwachen und es empfiehlt sich zum Nachweis das Führen eines Fahrtenbuchs, aber auch einer KFZ-Nutzungsüberlassungsvereinbarung.
  • Handelt sich um ein E-Auto oder ein begünstigtes Hybridelektrofahrzeug lohnt sich der Aufwand für ein Fahrtenbuch meistens nicht.

Bei allen Berechnungen zum Thema Dienstwagen und für die Beratung zum steueroptimierten Fuhrparkmanagement stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Treten Sie jetzt mit uns in Kontakt.

Unsere besondere Expertise im Bereich der steuerlichen Förderung von E-Mobilität präsentieren wir dieses Jahr auch auf dem E-Cannonball. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

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