E-Rechnung

Die Wechsel zu E-Rechnungen ist Teil eines globalen Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Der Einsatz der digitalen Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen. Zu diesen Vorteilen gehören unter anderem:

• Effizienz: E-Rechnungen beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich, da sie automatisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden können. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verringert Fehler und beschleunigt den Zahlungsfluss zwischen Unternehmen.

• Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druckkosten und manuelle Verarbeitungskosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem entfallen Kosten für den Versand und die Lagerung von Papierrechnungen.

• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch E-Rechnungen trägt zum Umweltschutz bei, indem Ressourcen gespart und CO2-Emissionen verringert werden.

• Automatisierung: E-Rechnungen lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, was zu einer automatisierten und effizienten Verarbeitung von Rechnungsdaten führt.

• Compliance: Elektronische Rechnungen können leichter archiviert und verwaltet werden, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steuerlicher Anforderungen erleichtert.

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Die Einführung einer gesetzlichen Verpflichtung

Die Regelung zur Einführung von E-Rechnungen ab 2025 basiert auf EU-Recht und folgt den grundlegenden Richtlinien und Vorschriften, die von der Europäischen Union festgelegt wurden.

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Verkäufer und Dienstleister verpflichtet, den digitalen EMPFANG, die Lesbarkeit und die Archivierung von elektronischen Rechnungen vollständig zu gewährleisten. Hierfür genügt grundsätzlich eine E-Mail-Adresse. Allerdings erfordert die gesetzliche Anforderung eine (frühzeitige) Anpassung der Prozesse im Unternehmen.

Für den VERSAND von E-Rechnungen gibt es noch Übergangsregelungen bis zum Jahr 2027. Allerdings wird die Abrechnung mittels einer nicht dem E-Rechnungs-Format entsprechenden Rechnung, zum Beispiel einer Papierrechnung, bereits ab 2025 von der Zustimmung des Empfängers abhängig gemacht.

Faktisch bedeutet dies, dass sich auch für den Rechnungsaussteller bereits ab 2025 eine Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung ergeben kann, wenn der Empfänger diese Zustimmung nicht erteilt. Auch im internationalen Geschäftsverkehr werden anstelle von Papierrechnungen zunehmend E-Rechnungen verlangt bzw. erteilt.

Elektronische Rechnungen auch im B2B-Bereich Pflicht

Beachten Sie bitte, dass die E-Rechnungsstellungpflicht auch für den B2B-Bereich gilt. Besonders wichtig: Auch Kleinunternehmer, Landwirte und Vermieter sind von dieser Regelung betroffen! Die E-Rechnungspflicht gilt schließlich unabhängig davon, ob der Rechnungsempfänger steuerfreie Umsätze erzielt oder als Kleinunternehmer agiert. Im Ergebnis ist damit beispielsweise der Vermieter einer Wohnung ab 2025 verpflichtet, eine E-Rechnung (z. B. von einem Versorgungsunternehmen) annehmen zu können. Ihm obliegt damit die Verpflichtung, die Rechnung, d. h. den Datensatz, revisionssicher über die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern und im Rahmen einer Prüfung der Finanzverwaltung wieder (maschinen-)lesbar zur Verfügung stellen zu können.

Sie sind im B2B-Bereich tätig und wollen sich zu Ihren Pflichten informieren? Dann lassen Sie sich das Thema E-Rechnungen von unseren Steuerberatern direkt an Ihrem Fall erläutern. Seit Jahren unterstützen wir unsere Mandanten mit einer umfassenden Beratung und spezialisierten Lösungen – überzeugen Sie sich selbst von unserer Expertise!

E-Rechnungen müssen die elektronische Verarbeitung ermöglichen, den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und elektronisch aufbewahrt werden. Darüber hinaus sollten sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Rechnungen maschinenlesbar sind, das Zusammenspiel verschiedener Systeme ermöglichen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Wichtig: Eine PDF-, Excel- oder Word-Datei stellt keine E-Rechnung dar! Solche Dateien allein verfügen über kein strukturiertes Format. Sie können nur ergänzender, visueller Bestandteil eines anderen Formats sein.

Mögliche Formate einer E-Rechnung

Eine vollständig strukturierte E-Rechnung enthält alle Informationen in einem maschinenlesbaren Format wie XML. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Computersysteme, ohne dass ein zusätzlicher menschenlesbarer Dateiteil benötigt wird.

Im Gegensatz dazu besteht ein hybrides Format aus zwei Teilen: einem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) für die automatisierte Verarbeitung und einem menschenlesbaren Dateiteil (z. B. PDF-Dokument), der für die visuelle Prüfung durch Menschen gedacht ist. Beide Teile müssen in einer Datei zusammengefasst werden, um sowohl die maschinelle als auch die manuelle Verarbeitung der Rechnung zu unterstützen.

Unabhängig davon, ob die Rechnung vollständig strukturiert oder in einem hybriden Format vorliegt, müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben in jedem Fall im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.

Bekannte und für E-Rechnungen anwendbare Formate sind die XRechnung oder die Rechnung im ZUGFeRD-Format.

XML (Extensible Markup Language): XML ist das gängige Format für E-Rechnungen, das von den meisten EU-Richtlinien und internationalen Standards unterstützt wird. XML ist eine Auszeichnungssprache, die strukturierte Daten in einem hierarchischen Format darstellt. Eine E-Rechnung im XML-Format enthält Felder für Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Menge und Preis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie Angaben zur Umsatzsteuer.