Digitale Prozessberatung

Mit verschiedenen uns zur Verfügung stehenden Tools, wie z. B. auch dem Datenkonverter, ist es bei der Digitalisierung mit uns als Ihr Steuerberater möglich, zwischen verschiedenen ERP‑Programmen auch Schnittstellen zu DATEV zu bauen.

In einem eigenen Wiki sammeln wir in unserem PAPLO‑Netzwerk laufend alle Informationen zum Umfang und zur Anbindung von Fremdsoftware. Wir kennen daher die meisten vorgelagerten ERP‑Systeme und Abrechnungs‑ und Zahlungssoftware, zum Beispiel SAP, Candis, Billomat, Prohibis, PayPal, amazon.

• Prozessberatung (Potenzialanalyse, Prozessanalyse, Prozessoptimierung)

• Software‑Auswahl

• Software‑Strategie (Einsatz‑Analyse & ‑Optimierung, Ableitung & Priorisierung von Handlungsfeldern, Entwicklung & Umsetzung Roadmap)

• Software‑Einführung (Projekteinrichtung, Projektcontrolling, Projektabnahme, Projektsanierung)

Auf die Frage, wie Unternehmen die zunehmende Dokumentenflut effizient in den Griff bekommen und dabei gesetzliche Vorgaben erfüllen können, gibt es nur eine Antwort: mit dem passenden Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS dient nicht nur zur Dokumentenablage und ‑archivierung, sondern trägt im Idealfall als Informationsplattform für das ganze Unternehmen entscheidend zu dessen Wettbewerbsfähigkeit bei. Dieser Beitrag zeigt, warum das so ist und welche Gründe für digitales Dokumentenmanagement sprechen. Rechnungen, Bestellungen, Lieferpapiere, Verträge, Artikellisten, Tabellen, Protokolle, Broschüren, Belege, Präsentationen – es gibt Dutzende Arten von Dokumenten in Unternehmen. Hinzu kommen verschiedene Formen: analoge („papierhafte“) oder digitale Dokumente, letztere auch noch in den unterschiedlichsten Dateiformaten und Versionen. Und es werden immer mehr: Die fortschreitende Digitalisierung lässt die Daten‑ und Dokumentenflut rasant ansteigen und bringt jedem Unternehmen – ganz gleich, wie groß es ist – neue Anforderungen für das Informationsmanagement. Als auf Digitalisierung spezialisierte Steuerberater helfen wir unseren Mandanten bei der Einrichtung und Organisation eines DMS‑Systems.

Eine digitale und automatisierte Buchhaltung ermöglicht Onlinehändlern wieder mehr Zeit, sich auf Ihre Unternehmensführung zu konzentrieren. Wir sind Ihnen dabei behilflich, bei der Auswahl des richtigen Systems die Funktionen an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dabei ist eine optimale Konfiguration aller Schnittstellen erforderlich. Angefangen bei der Warenwirtschaft, dem Shop‑System, der Zahlungsabwicklung bis hin zur Buchhaltung unterstützen wir Sie, dass alle Schnittstellen vollständig konfiguriert werden und die Systeme optimal funktionieren.

Vom Schreiben der Verkaufsbelege über die Buchführung und das Electronic Banking bis hin zur Ablage der Dokumente alles in einem Prozess. In Verbindung mit Cloud‑Lösungen (z. B. DATEV Unternehmen online) lassen sich kaufmännische Aufgaben und Prozesse komplett digitalisieren und optimieren. Informationen und Daten können einfach, schnell und sicher ausgetauscht werden. Nicht zuletzt durch die Schnittstellen zum Buchhaltungsprogramm können hierbei Doppelarbeiten und Fehlerquellen vermieden werden. Wir beraten Sie, welche Lösung ideal für Ihr Unternehmen ist.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Für viele Unternehmer wird diese Vorschrift der GoBD zu einem Schreckgespenst, da ihr mittlerweile in Betriebsprüfungen eine zentrale Rolle zukommt. Doch die Pflichtaufgabe bietet auch die Chance, Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen und sich rechtssicher für die Zukunft aufzustellen.

Brisant: Bei rund 90 % der Betriebsprüfungen im letzten Jahr war die Verfahrensdokumentation Bestandteil des Anforderungskatalogs

Die Digitalisierung und die damit einhergehenden Manipulationsmöglichkeiten in EDV‑gestützten Systemen haben die Verfahrensdokumentation zu einem zentralen Bestandteil der Betriebsprüfungen werden lassen. Bei der Verfahrensdokumentation sind digitale Prozesse die Grundlage. Ressourcen werden genutzt, doppelte Arbeiten werden vermieden und Fehlerquellen ausgemerzt. Compliance‑Vorschriften wie die GoBD oder die DSGVO werden eingehalten, und der Betrieb bekommt jene Sicherheit, wie es sonst nur ein internes Audit schafft. Die Verfahrensdokumentation beinhaltet fast alle Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Zahlungsverkehr oder Mahnwesen, Warenwirtschaftssysteme, Einkauf/Materialwirtschaft, Verkauf, Produktion, IT‑Systeme und deren Schnittstellen u.v.m.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Unsere auf Digitalisierung spezialisierten Steuerberater helfen unseren Mandanten, mit unserer jahrelangen Erfahrung die vielen Vorschriften einzuhalten.

Wir bilden Ihre Mitarbeiter in der digitalen Transformation aus und schaffen Ihnen und Ihrem Team damit Perspektiven für Ihren Weg im digitalen Wandel. Ziel der Fortbildung ist der ganzheitliche Überblick über die digitalen Prozesse. Dafür wird ein grundlegendes Verständnis des gesamten Datenverarbeitungsprozesses gelegt.

Wir beraten auch Steuerberater bei der Umsetzung digitaler Themen und Prozesse in der Kanzlei. Weitere Informationen finden Sie hier.