Geschenke, Betriebsveranstaltungen, Verpflegungspauschalen: Lohnbuchführung 2020 prüfen!

Es gibt zahlreiche Sachverhalte, denen man auf den ersten Blick nicht ansieht, dass diese im Rahmen der Lohnabrechnung zu berücksichtigen sind. Zur Vermeidung von Nachteilen und Gewährleistung einer korrekten Lohnbuchführung sollte der Arbeitgeber genau prüfen, ob bis Ende Februar des Folgejahres noch Anpassungen oder Ergänzungen der Lohnbuchführung des Vorjahres notwendig sind. Dies betrifft insbesondere die Mandanten, die ihre Finanzbuchführung selbst erledigen oder unterschiedliche Stellen mit der Finanz- und Lohnbuchführung beauftragt haben.

Geschenke an Geschäftsfreunde

Unternehmer können Geschenke an Geschäftspartner nur bis 35 Euro inklusive der nicht abziehbaren Umsatzsteuer pro Person und Jahr als Betriebsausgaben absetzen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 S.1 EStG). Fällt das Geschenk teurer aus, dann sind die kompletten Ausgaben hierfür steuerlich nicht abziehbar. Auch der Vorsteuerabzug wird dann versagt. In diesem Zusammenhang wird gerne übersehen, dass diese Freigrenze pro Jahr und pro Person gilt. Werden also in einem Jahr mehrere Geschenke an eine Person gemacht, wird ihr Wert zusammengerechnet.

Wer Geschäftspartnern oder Kunden ein Geschenk macht, tut dies in der Regel, um ihnen eine Freude zu machen. Doch die kleinen Aufmerksamkeiten können womöglich Umstände bereiten: Denn auf den Wert des Geschenks muss der Beschenkte in bestimmten Fällen Steuern zahlen. Um zu verhindern, dass Geschäftspartner Steuern für das Geschenk zahlen müssen, kann das schenkende Unternehmen die Zahlung ans Finanzamt übernehmen und z.B. den Wein oder die Box mit Lebkuchen selbst versteuern. Nach § 37b des Einkommenssteuergesetzes (EStG) gilt dafür ein pauschaler Steuersatz von 30 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag). Mit der Pauschalsteuer ist der Beschenkte also aus dem Schneider. Das schenkende Unternehmen muss ihm allerdings mitteilen, dass es die Steuer für sein Geschenk übernommen hat. Die Pauschalierung gilt für alle Geschenke, unabhängig von deren Wert. Lediglich für „Streuartikel“ bis 10 Euro kann auf eine Erfassung verzichtet werden.

Falls der Sachverhalt bei Ihnen zutrifft, bitten wir zur Berücksichtigung im Rahmen der Lohnbuchführung um Vorlage der entsprechenden Unterlagen bis spätestens 11. Februar 2021.

Geschenke an Arbeitnehmer

Auch hier ist die korrekte steuerliche Einordnung kompliziert. Es gibt eine Freigrenze für sonstige Sachbezüge bis 44 Euro monatlich (die allerdings nicht durch andere Vergütungsbausteine bereits ausgeschöpft sein darf). Aufmerksamkeiten anlässlich persönlicher Ereignisse (z. B. Geburtstag, Geburt eines Kindes, Hochzeit, Jubiläum) können bis 60 Euro je Anlass ohne Belastung mit Abgaben zugewendet werden. Geschenke, die im Rahmen von Betriebsveranstaltungen übergegeben werden, können lohnsteuerlich mit 25 Prozent pauschaliert werden. In allen anderen Fällen kann auch für Arbeitnehmer/innen von der oben beschriebenen Möglichkeit der Pauschalierung Gebrauch gemacht werden; allerdings besteht in diesen Fällen weiterhin Sozialversicherungspflicht.

Haben Sie im Jahr 2020 Geschenke an Ihre Arbeitnehmer geleistet, die noch keinen Eingang in die Lohnabrechnung gefunden haben? Falls ja, bitten wir zur Überprüfung und Umsetzung der korrekten steuerlichen Erfassung um Rückmeldung bis spätestens 11. Februar 2021. Da auch der Verbuchung der Zuwendungen auf den richtigen Konten in der Finanzbuchführung besondere Bedeutung zukommt, bitten wir bei Unsicherheiten rechtzeitig um Rücksprache. Wir beraten Sie gerne!

Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, zum Beispiel Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Auch wenn diese Zusammenkünfte in Corona-Zeiten eher selten sein dürften, so können auch virtuelle Weihnachtsfeiern mittels Videokonferenz, Sommerfeste oder andere Open-Air-Events darunter fallen.

Zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung zählen insbesondere Speisen, Getränke, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten. Dazu gehören auch Geschenke anlässlich der Veranstaltung, und zwar auch bei nachträglicher Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten.

Zuwendungen für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr bleiben bis jeweils 110 Euro steuerfrei. Bei Überschreiten dieses Freibetrages ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 Prozent zulässig.

Bitte informieren Sie uns bis spätestens 11. Februar 2021 über etwaige Betriebsveranstaltungen im Jahr 2020.

Verpflegungsmehraufwand

Haben Sie Ihren Arbeitnehmern im Rahmen von Dienstreisen 2020 Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand gezahlt? Auch diese Pauschalen sind zwingend in das Lohnkonto aufzunehmen und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aufzuführen.

Bitte reichen Sie uns schnellstmöglich eine Dokumentation der Reisekosten oder die erfolgten Reisekostenabrechnungen 2020 zu.

Wir beraten Sie gerne zur komfortablen Erfassung und Abrechnung von Reisekosten mittels App und Schnittstelle zur Lohnbuchführung. Bitte sprechen Sie uns bei Interesse gerne an.

Weitere wichtige Informationen zum Jahreswechsel und Neuerungen für Arbeitgeber ab 2021 haben wir Ihnen in unserem aktuellen Video zusammengestellt:

Hinweis an unsere Lohn-Mandanten: Sollten wir zu den vorstehend genannten Punkten keine Rückmeldung erhalten, gehen wir davon aus, dass die oben genannten Sachverhalte bei Ihnen nicht zutreffen und somit keine Berücksichtigung im Rahmen der Lohnabrechnung notwendig ist.