Bereit für die E-Rechnung? Unsere Steuerberater unterstützen Sie!

Ab 2025 ist es soweit: Die Einführung von elektronischen Rechnungen (sog. E-Rechnung) wird für Unternehmen obligatorisch. Diese Maßnahme wird nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Transaktionen abwickeln, verändern, sondern auch einen großen Einfluss auf die Effizienz und Nachhaltigkeit der Geschäftsprozesse haben. Jeder Unternehmer sollte sich frühzeitig mit den Neuregelungen auseinandersetzen und noch 2024 notwendige Anpassungen in seinen Prozessen prüfen. Sie möchten sich zum Thema E-Rechnung vom Steuerberater beraten lassen? Dann nehmen Sie Kontakt zu unserer Kanzlei in München oder in Berlin auf - wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Anliegen!

Warum erfolgt die Umstellung auf e-Rechnungen?

Die Wechsel zu E-Rechnungen ist Teil eines globalen Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Der Einsatz der digitalen Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen. Zu diesen Vorteilen gehören unter anderem:

• Effizienz: E-Rechnungen beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich, da sie automatisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden können. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verringert Fehler und beschleunigt den Zahlungsfluss zwischen Unternehmen.

• Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druckkosten und manuelle Verarbeitungskosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem entfallen Kosten für den Versand und die Lagerung von Papierrechnungen.

• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch e-Rechnungen trägt zum Umweltschutz bei, indem Ressourcen gespart und CO2-Emissionen verringert werden.

• Automatisierung: E-Rechnungen lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, was zu einer automatisierten und effizienten Verarbeitung von Rechnungsdaten führt.

• Compliance: Elektronische Rechnungen können leichter archiviert und verwaltet werden, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steuerlicher Anforderungen erleichtert.

Sie möchten sich zur Umstellung auf E-Rechnungen vom Steuerberater beraten lassen? Dann kontaktieren Sie die Kanzlei von Arps-Aubert und ziehen Sie unsere Spezialisten für digitale Buchhaltung und Geschäftsprozesse hinzu!

Die Einführung einer gesetzlichen Verpflichtung

Die Regelung zur Einführung von E-Rechnungen ab 2025 basiert auf EU-Recht und folgt den grundlegenden Richtlinien und Vorschriften, die von der Europäischen Union festgelegt wurden.

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Verkäufer und Dienstleister verpflichtet, den digitalen EMPFANG, die Lesbarkeit und die Archivierung von elektronischen Rechnungen vollständig zu gewährleisten. Hierfür genügt grundsätzlich eine E Mail-Adresse. Allerdings erfordert die gesetzliche Anforderung eine (frühzeitige) Anpassung der Prozesse im Unternehmen.

Für den VERSAND von E Rechnungen gibt es Übergangsregelungen bis zum Jahr 2027. Allerdings wird die Abrechnung mittels einer nicht dem E-Rechnungsformat entsprechenden Rechnung, zum Beispiel einer Papierrechnung, bereits ab 2025 von der Zustimmung des Empfängers abhängig gemacht.

Faktisch bedeutet dies, dass sich auch für den Rechnungsaussteller bereits ab 2025 eine Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung ergeben kann, wenn der Empfänger diese Zustimmung nicht erteilt. Auch im internationalen Geschäftsverkehr werden anstelle von Papierrechnungen zunehmend E-Rechnungen verlangt bzw. erteilt.

Elektronische Rechnungen auch im B2B-Bereich Pflicht Beachten Sie bitte, dass die E-Rechnungsstellungpflicht ab 2025 auch für den B2B-Bereich gilt. Besonders wichtig: Auch Kleinunternehmer, Landwirte und Vermieter sind von dieser Regelung betroffen! Die E-Rechnungspflicht gilt schließlich unabhängig davon, ob der Rechnungsempfänger steuerfreie Umsätze erzielt oder als Kleinunternehmer agiert. Im Ergebnis ist damit beispielsweise der Vermieter einer Wohnung ab 2025 verpflichtet, eine E-Rechnung (z.B. von einem Versorgungsunternehmen) annehmen zu können. Ihm obliegt damit die Verpflichtung, die Rechnung, d. h. den Datensatz, revisionssicher über die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern und im Rahmen einer Prüfung der Finanzverwaltung wieder (maschinen-)lesbar zur Verfügung stellen zu können.

Sie sind im B2B-Bereich tätig und wollen sich zu Ihren Pflichten informieren? Dann lassen Sie sich das Thema E-Rechnungen von unseren Steuerberatern direkt an Ihrem Fall erläutern. Seit Jahren unterstützen wir unsere Mandanten mit einer umfassenden Beratung und spezialisierten Lösungen - überzeugen Sie sich selbst von unserer Expertise!

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

E-Rechnungen müssen die elektronische Verarbeitung ermöglichen, den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und elektronisch aufbewahrt werden. Darüber hinaus sollten sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Rechnungen maschinenlesbar sind, das Zusammenspiel verschiedener Systeme ermöglichen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Wichtig: Eine PDF-, Excel- oder Word-Datei stellt keine E-Rechnung dar! Solche Dateien stellen allein kein strukturiertes Format dar. Sie können nur ergänzender, visueller Bestandteil eines anderen Formates sein.

Mögliche Formate einer E-Rechnung

Eine vollständig strukturierte E-Rechnung enthält alle Informationen in einem maschinenlesbaren Format wie XML. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Computersysteme, ohne dass ein zusätzlicher menschenlesbarer Dateiteil benötigt wird.

Im Gegensatz dazu besteht ein hybrides Format aus zwei Teilen: einem strukturierten Datenteil (z.B. XML-Datei) für die automatisierte Verarbeitung und einem menschenlesbaren Dateiteil (z.B. PDF-Dokument), der für die visuelle Prüfung durch Menschen gedacht ist. Beide Teile müssen in einer Datei zusammengefasst, um sowohl die maschinelle als auch die manuelle Verarbeitung der Rechnung zu unterstützen.

Unabhängig davon, ob die Rechnung vollständig strukturiert oder in einem hybriden Format vorliegt, müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben in jedem Fall im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.

Bekannte und für E-Rechnungen anwendbare Formate sind die XRechnung oder die Rechnung im ZUGFeRD-Format.

XML (Extensible Markup Language): XML ist das gängige Format für E-Rechnungen, das von den meisten EU-Richtlinien und internationalen Standards unterstützt wird. XML ist eine Auszeichnungssprache, die strukturierte Daten in einem hierarchischen Format darstellt. Eine E-Rechnung im XML-Format enthält Felder für Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Menge und Preis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie Angaben zur Umsatzsteuer.

Sie suchen nach hilfreichen Informationen zur E-Rechnung? Unsere Steuerberater fassen Ihnen das Wichtigste in einem kurzen Video zusammen:

E-Rechnung - auf welche Lösungen Sie zurückgreifen können:

Sie nutzen eine eigene Fakturierungs-Software?

Wir empfehlen Ihnen eine zeitnahe Klärung, ob die eingesetzten Warenwirtschafts- und Rechnungsschreibungssysteme bereits den gesetzlichen Anforderungen genügen. Sollten Anpassungen notwendig sein, bietet das Online-Portal DATEV SmartTransfer eine ideale und reibungslose Lösung, um die steuerrechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Auf Wunsch, kümmern wir uns um dessen Anbindung an Ihr ERP- und Warenwirtschaftssystem und Rechnungsschreibungsprogramm - ohne Eingriffe in die verwendeten Systeme oder in Ihre IT-Infrastruktur. Mit SmartTransfer ist DATEV Teil des internationalen TRAFFIQX-Netzwerks, das eine sichere Zustellung von Rechnungen garantiert. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung des Systems, bei der Anpassung Ihrer Prozesse sowie bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Sie nutzen eine DATEV-Lösung zum Auftragswesen und/oder DATEV-Unternehmen online?

Die Lösungen der DATEV werden den Versand und Empfang, sowie die Archivierung von E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zum 01.01.2025 erfüllen. Somit nutzen Sie bereits eine finanzamtssichere Lösung.

Sie schreiben nur wenige Rechnungen und haben noch keine Lösung?

Registrieren Sie sich auf der E-Rechnungsplattform der DATEV. Sie bietet Ihnen eine zukunftssichere Lösung zum Erstellen von digitalen Rechnungen, eine Empfangs- und Versandmöglichkeit von E-Rechnungen ab dem Jahreswechsel 2024/25, die Erfüllung der ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben und die zukünftig verpflichtende Meldung von (Einzel-) Umsätzen an das Finanzamt. Sie eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen, die nur wenige Rechnungen ausstellen.

Sie möchten sich zum Thema E-Rechnung vom Steuerberater beraten lassen? Dann vereinbaren Sie über unseren Kalender direkt einen kostenpflichtigen Beratungs- und Präsentationstermin. Oder nutzen Sie auch gerne die Informations- und Schulungsveranstaltungen im Rahmen unseres Kanzlei-Netzwerks “tatort:Steuern”. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Von Arps Aubert + Partner: Wir unterstützen Sie bei der Umstellung / Einführung der E-Rechnung!

Die bevorstehende Einführung der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen erfordert eine rechtzeitige Vorbereitung seitens der Unternehmen. Dabei kommt insbesondere der technologischen Anpassung besondere Bedeutung zu. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur und Softwarelösungen die Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung von E-Rechnungen unterstützen.

Als Steuerberater für Unternehmen beraten wir Sie gerne und bieten Ihnen geeignete Lösungen zum Empfang und Versand von E-Rechnungen. Zudem kann die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern für E-Rechnungslösungen dabei unterstützen, die Umstellung effizient und kosteneffektiv zu bewältigen.

Die Einführung von E-Rechnungen ab 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Unternehmen, die frühzeitig Maßnahmen ergreifen und sich auf die Umstellung vorbereiten, werden von den vielfältigen Vorteilen profitieren, die mit diesem neuen Standard einhergehen. Unsere auf Digitalisierung spezialisierten Steuerberater beraten Sie gerne zur Umstellung auf E-Rechnungen und unterstützen Sie auch gerne in weiteren steuerlichen Belangen, zum Beispiel mit einer professionellen Buchhaltung vom Steuerberater!