Workation & Steuer: New Work, new Risk?!

Befeuert durch die Corona-Krise und nicht zuletzt aufgrund des Fachkräftemangels sind Unternehmen zunehmend gehalten, ihren Arbeitnehmern flexible Arbeitszeiten und -orte zu ermöglichen. Auch wenn es keinen gesetzlichen Anspruch auf Genehmigung einer Art der „Auslandsarbeit“ für Arbeitnehmer gibt, ist sie inzwischen weit verbreitet — Homeoffice und Workation sind in der Arbeitswelt fest etabliert. Aus steuerlicher Sicht sollte der Arbeitgeber jedoch einige Spielregeln beachten – insbesondere, wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig wird.

Als Steuerberater für Unternehmen unterstützt Sie von Arps-Aubert + Partner bei Ihren Steuer-Angelegenheiten. Im vorliegenden Beitrag klären wir Sie zum Thema Workation & Steuer auf und zeigen Ihnen, wie sich das flexible Arbeitsmodell auf die Besteuerung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer auswirkt.

Was ist Workation? Arbeitgeber sollten sich steuerrechtlich informieren!

Unter Workation (Remote Work) versteht man die Verschmelzung von Urlaub und Arbeit. Menschen reisen dafür an einen beliebigen Ort und arbeiten während des Urlaubs oder schließen Arbeitszeit an diesen an. Die Entwicklung dieses Arbeitsmodells ist wie das Homeoffice eng mit der Digitalisierung verbunden. Es fördert zudem die Flexibilität und Motivation der Mitarbeitenden und ermöglicht die Einbindung von überregionalen Fachkräften. Da die berufliche Tätigkeit in diesen Fällen allerdings häufig im Ausland erfolgt, ergeben sich für den Arbeitgeber zahlreiche Fragestellungen aus steuerlicher Sicht. Aus diesem Grund sollten sich Arbeitgeber umfassend mit dem Thema Workation & Steuer auseinanderzusetzen. Nachfolgend informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte aus dem Steuerrecht.

Hinweis: Wenn Sie sich mit der Einführung von flexiblen Arbeitsmodellen beschäftigen, sollten Sie sich auch im Bereich des Arbeitsrechts durch einen spezialisierten Juristen beraten lassen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch auf die Auswirkungen im Bereich der Sozialversicherung zu achten.

Workation & Lohnsteuer: Doppelbesteuerungsabkommen und 183-Tage-Regel

Der inländische Arbeitgeber ist zum Lohnsteuerabzug seiner Arbeitnehmer verpflichtet, sofern diese unbeschränkt steuerpflichtig sind. Lohnsteuer ist auch einzubehalten und abzuführen, wenn der Arbeitnehmer keinen Wohnsitz in Deutschland hat, seine Arbeitsleistung jedoch im Inland erfolgt oder verwertet wird.

Behält der Arbeitnehmer seine steuer- und abkommensrechtliche Ansässigkeit in Deutschland bei, verbleibt das Besteuerungsrecht ähnlich wie bei einer Dienstreise in Deutschland, sofern die Tätigkeit im Rahmen von Remote Work nicht länger als 183 Tage ausgeführt wird. Je nach Doppelbesteuerungsabkommen kann es hierbei auf einen Zeitraum von zwölf Monaten, Kalenderjahr oder das Steuerjahr ankommen. Andernfalls kann es zur Aufteilungspflicht des dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfenden Arbeitslohns zwischen Deutschland und dem Tätigkeitsstaat kommen.

Bei Workation bzw. Remote Work kommt es folglich primär auf die angestrebte Dauer des Auslandsaufenthalts und das Zielland an. Aus einer lediglich vorübergehenden Tätigkeit im Ausland, die einen Zeitraum von maximal sechs Monaten (183 Tage) nicht überschreitet, sollten jedenfalls in der EU keine negativen Auswirkungen auf bestehende bzw. zusätzliche steuerliche Verpflichtungen des Arbeitgebers folgen. Eine Prüfung der lokalen Gesetzgebung in Verbindung mit dem entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommen des Tätigkeitsstaates ist jedoch unabdingbar.

Wichtige Hinweise zur 183-Tage-Regel:

• Die 183-Tage-Regel greift nur bei Angestellten, nicht bei Selbstständigen.

• Für die Wirksamkeit der Regel ist ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und dem Zielland unerlässlich.

• In manchen Ländern werden nicht nur Arbeitstage, sondern auch Urlaubstage, Feiertage und Wochenenden mitgezählt. Selbst der An- und Abreisetag wird in einigen Zielländern in die Berechnung aufgenommen.

Workation & Homeoffice: Wann kommt es zur Entstehung einer Betriebsstätte im Ausland?

Grenzüberschreitend tätige Arbeitnehmer können für ihren Arbeitgeber (bzw. für das Unternehmen) das Risiko einer Betriebsstättenbegründung verursachen. Liegt eine Betriebsstätte vor, hat der Betriebsstättenstaat ein Besteuerungsrecht für einen Teil der Unternehmensgewinne. Dies geht einher mit hohem zusätzlichem administrativem Aufwand.

Homeoffice als feste Geschäftseinrichtung

Eine Betriebsstätte kann im Falle einer „festen Geschäftseinrichtung“ vorliegen. Das Homeoffice erfüllt diese Definition, wenn es regelmäßig und dauerhaft im Hinblick auf eine Unternehmenstätigkeit genutzt und die Tätigkeit auf Verlangen des Arbeitgebers in Heimarbeit (bzw. zu Hause) ausgeübt wird. Dabei ist grundsätzlich auf den Einzelsachverhalt und dessen Umstände abzustellen. Eine gewisse Sachherrschaft über das Homeoffice wird der Arbeitgeber aber erst dann haben, wenn der Arbeitgeber berechtigt ist, das Büro oder die Wohnung in einem gewissen Umfang und nicht nur vorübergehend für eigene Zwecke zu benutzen. In Fällen, in denen das Homeoffice regelmäßig und dauerhaft – im Regelfall mehr als 6 Monate – für die Unternehmenstätigkeit genutzt wird und die Arbeit im Homeoffice nach (konkreten) Vorgaben des Unternehmens auszuüben ist, ist die Begründung einer Betriebsstätte durch die Tätigkeit im Homeoffice denkbar.

Während es für den Lohnsteuerabzug in der Regel nicht auf die Qualifikation des Arbeitnehmers ankommt, spielt diese bei der Frage, ob durch Remote Work inländischer Mitarbeiter eine ausländische Betriebsstätte begründet wird, bei geschäftsleitenden Personen und Vertretern eine entscheidende Rolle.

Wenn Sie sich rechtlich absichern möchten, beraten unsere erfahrenen Steuerberater Sie umfassend zum Thema Workation & Steuer. Möchten Sie darüber hinaus, dass Ihre Buchhaltung von Steuerberatern unserer Kanzlei übernommen wird? Dann kontaktieren Sie uns gerne und geben Sie Ihre Steuerangelegenheiten in professionelle Hände!

Geschäftsleitung im Homeoffice

Verlagert sich die Tätigkeit des Geschäftsführers fortwährend ins Homeoffice, liegt sehr schnell eine Geschäftsleitungsbetriebsstätte vor. Dies ist der Fall, da hier weitaus geringere Anforderungen hinsichtlich der Räumlichkeiten gestellt werden. So bedarf es keiner „festen Geschäftseinrichtung“, die der Ausübung der Tätigkeit des Unternehmens (mitunter in den unternehmenseigenen Büroräumen) dient. Ebenso muss diese Geschäftseinrichtung kein Betriebsvermögen des Unternehmens darstellen. Allerdings muss sich der Geschäftsführer mit einer gewissen Regelmäßigkeit dort aufhalten. So kann eine Geschäftsleitungsbetriebsstätte beispielsweise in der Privatwohnung der Geschäftsleitung begründet werden; selbst eine Arbeitsecke im Wohnzimmer der Geschäftsleitung kann gegebenenfalls ausreichen.

Der Ort der Geschäftsleitung bestimmt sich nach dem Ort, an dem die wesentlich relevanten Entscheidungen der laufenden Geschäftsführung getroffen werden. Besonders brisant kann das Homeoffice werden, wenn damit die Verlegung des Sitzes der Geschäftsleitung einhergeht und weitere Besteuerungsfolgen durch Begründung der unbeschränkten Steuerpflicht im Ausland, Aufdeckung stiller Reserven auf Gesellschaftsebene („Entstrickung“) und/oder Wegzugssteuer ausgelöst werden.

Aufenthalt eines Vertreters im Ausland

Eine Vertreterbetriebsstätte liegt vor, wenn der abhängige Vertreter seine Vollmacht zur Vorbereitung und zum Abschluss von Verträgen gewöhnlich in diesem Staat ausübt. Sofern der Arbeitnehmer eine Bevollmächtigung zum Abschluss von Verträgen bzw. zur wesentlichen Mitwirkung an Vertragsvorbereitungen hat, wird durch die Tätigkeit im Homeoffice damit stets eine Betriebsstätte begründet.

von Arps-Aubert: Ihr Spezialist zum Thema Workation & Steuer

Das Thema Workation & Steuer ist komplex und streitanfällig, auch weil sich aus den Doppelbesteuerungsabkommen kein einheitliches Verständnis von betriebsstättenbegründenden Begriffen ergibt. Als erfahrener Steuerberater für Unternehmen können wir Ihnen den steuerrechtlichen Rückhalt geben, den Sie bei der Einführung flexibler Arbeitsmodelle benötigen. Kontaktieren Sie uns und nutzen Sie unsere Expertise im Bereich des Internationalen Steuerrechts!

Aus unserer fachlichen Sicht sind Unternehmen gut beraten, die Leitplanken einer Auslandstätigkeit der Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit einem kompetenten Steuerberater klar zu regeln bzw. zu reglementieren. Eine solche Policy erscheint auch vor dem Hintergrund sozialversicherungsrechtlicher Folgen empfehlenswert. Und auch im Bereich des Arbeitsrechts werfen Konzepte, wie Workation oder Homeoffice, häufig Fragen auf. Setzen Sie sich mit dem Thema Workation & Steuer auseinander, empfehlen wir Ihnen sich auch zu den gesetzlichen Regelungen und Verpflichtungen im Arbeitsrecht oder in Bezug auf Sozialversicherungen zu informieren.