Ab 2025 ist es soweit: Die Einführung von elektronischen Rechnungen (e-Rechnung) wird für Unternehmen obligatorisch. Diese Maßnahme wird nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Transaktionen abwickeln, verändern, sondern auch einen großen Einfluss auf die Effizienz und Nachhaltigkeit der Geschäftsprozesse haben.

Warum e-Rechnungen?

Die Umstellung auf e-Rechnungen ist Teil eines globalen Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Der Einsatz elektronischer Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Effizienz: e-Rechnungen beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich, da sie automatisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden können. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verringert Fehler und beschleunigt den Zahlungsfluss zwischen Unternehmen.

• Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druckkosten und manuelle Verarbeitungskosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem entfallen Kosten für den Versand und die Lagerung von Papierrechnungen.

• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch e-Rechnungen trägt zum Umweltschutz bei, indem Ressourcen gespart und CO2-Emissionen verringert werden.

• Automatisierung: e-Rechnungen lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, was zu einer automatisierten und effizienten Verarbeitung von Rechnungsdaten führt.

• Compliance: Elektronische Rechnungen können leichter archiviert und verwaltet werden, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steuerlicher Anforderungen erleichtert.

Die Einführung einer gesetzlichen Verpflichtung

Die Regelung zur Einführung von E-Rechnungen ab 2025 basiert auf EU-Recht und folgt den grundlegenden Richtlinien und Vorschriften, die von der Europäischen Union festgelegt wurden. Die neue Regelung wird Unternehmen dazu verpflichten, ihre Rechnungen in einem bestimmten elektronischen Format auszustellen und zu versenden, das den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht. Dies wird dazu beitragen, die Effizienz und Transparenz in der gesamten Lieferkette zu verbessern und Betrug sowie Steuerhinterziehung zu bekämpfen.

Es sollen Übergangsregelungen für kleine Unternehmen festgelegt werden. Dabei wird die Abrechnung mittels einer nicht dem E-Rechnungsformat entsprechenden Rechnung, zum Beispiel einer Papierechnung, von der Zustimmung des Empfängers abhängig gemacht. Auch im internationalen Geschäftsverkehr werden zunehmend E-Rechnungen verlangt bzw. erteilt.

Was ist überhaupt eine e-Rechnung?

Das notwendige Format für e-Rechnungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Rechnungen unveränderlich maschinenlesbar sind, das Zusammenspiel verschiedener Systeme ermöglichen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

• XML (Extensible Markup Language): XML ist das am häufigsten verwendete Format für E-Rechnungen, das von den meisten EU-Richtlinien und internationalen Standards unterstützt wird. XML ist eine Auszeichnungssprache, die strukturierte Daten in einem hierarchischen Format darstellt. Eine E-Rechnung im XML-Format enthält Felder für Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Menge und Preis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie Angaben zur Umsatzsteuer. In Deutschland wird das Format bei der XRechnung angewandt.

• UBL (Universal Business Language): UBL ist ein branchenübergreifender Standard, der auf XML basiert und speziell für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen entwickelt wurde. UBL ist eine der zwei erlaubten Bestandteile der XRechnung.

• PDF (Portable Document Format): Das PDF kann beim Empfänger nicht vollständig automatisch verarbeitet werden und erfordert daher manuelles Arbeiten. Sie ist allein kein strukturiertes Format. Es kann nur ergänzender, visueller Bestandteil eines anderen Formates sein.

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): ZUGFeRD ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen, der auf PDF/A (einer Variante von PDF für die Langzeitarchivierung) basiert und strukturierte Daten im XML-Format in der PDF-Datei integriert. ZUGFeRD kombiniert die Vorteile von PDF für die visuelle Darstellung mit den Vorteilen von XML für die maschinelle Verarbeitung.

Vorbereitung auf die Umstellung

Die bevorstehende Einführung der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung von e-Rechnungen erfordert eine rechtzeitige Vorbereitung seitens der Unternehmen. Dabei kommt insbesondere der technologischen Anpassung besondere Bedeutung zu. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur und Softwarelösungen die Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung von e-Rechnungen unterstützen. Wir empfehlen Ihnen eine zeitnahe Klärung, ob die eingesetzten Warenwirtschafts- und Rechnungsschreibungssysteme bereits diesen Anforderungen genügen oder Anpassungen notwendig sind. Wichtig bei der Umstellung: Die Mitarbeiter müssen über die neuen Prozesse und Anforderungen informiert und geschult werden.

Unsere Handlungsempfehlung:

1. Bestandsaufnahme und Prüfung der IT-Infrastruktur
2. Welche Prozesse sind betroffen?
3. Welche Mitarbeiter sind betroffen?
4. Wer trägt die Gesamtverantwortung?
5. Welches E-Rechnungsformat soll genutzt werden?
6. Start und Ende des Umstellungsprojektes
7. Einbindung externer Dienstleister?
8. Kostenschätzung

Wir beraten Sie gerne und bieten unseren Mandanten geeignete Lösungen zum Empfang und Versand von e-Rechnungen. Zudem kann die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern für e-Rechnungslösungen Unternehmen dabei unterstützen, die Umstellung effizient und kosteneffektiv zu bewältigen.

Die Einführung von E-Rechnungen ab 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Unternehmen, die frühzeitig Maßnahmen ergreifen und sich auf die Umstellung vorbereiten, werden von den vielfältigen Vorteilen profitieren, die mit diesem neuen Standard einhergehen.